UN CASO REAL DE ADAPTACIÓN A LA CRISIS DEL CORONAVIRUS - KANBAN: MEJORA DE LA GESTIÓN TELEMÁTICA Y LA COMUNICACIÓN
31
Mar

UN CASO REAL DE ADAPTACIÓN A LA CRISIS DEL CORONAVIRUS - KANBAN: MEJORA DE LA GESTIÓN TELEMÁTICA Y LA COMUNICACIÓN

Vivimos tiempos extraños. Mientras escribo estas líneas se cumple mi décimoquinto día de clausura, salvo para ir a comprar comida, y la verdad que me resulta tan triste salir y ver el panorama que casi prefiero quedarme y pasar estos días intentando aprovechar al máximo esta situación, a la que veo como una gran oportunidad de mejora.

 

Teletrabajo, gestión y mejora continua

Veo y escucho muchos comentarios sobre teletrabajo, ERTES, una situación compleja que sin duda va a traer consecuencias, pero que, entre todos, superaremos.

Pero hay algo que me está llamando poderosamente la atención. Han salido ayudas para invertir en tecnología para implantar el teletrabajo. Esto, desde luego, es una buena iniciativa, pero no puedo evitar que me chirríe un poco… ¿inversión? ¿En qué? Escritorios remotos, cloud, plataformas de vídeoconferencia… perfecto, todo eso está muy bien.

Pero… ¿y la gestión? Los equipos que hasta ahora trabajaban en una misma oficina, compartiendo el mismo aire y café, comunicándose de forma directa, ahora tienen que interactuar cada uno desde su casa… el cambio es brutal, y absolutamente repentino.

La productividad se va a ver afectada, sin duda. Pero, ¿en todas las empresas va a ocurrir esto? No, no en todas. Aquellas que hayan hecho un esfuerzo en implantar metodologías de trabajo innovadoras, tendentes a la digitalización, van a superar este reto de una manera mucho menos traumática.

Ayer el modelo estaba cambiando. Hoy el modelo ya es otro. Ayer era necesario emprender acciones hacia la mejora de la gestión de los procesos. Hoy es crítico hacerlo.

 

El nuevo modelo

Resulta complicado hacer un análisis de la situación y presuntuoso hacer previsiones. Pero a nadie se le escapa que lo que está ocurriendo va a suponer un antes y un después en el mundo. Para bien o para mal, nos ha tocado vivir un punto de inflexión en la historia.

La tan criticada China ya ha superado la primera oleada y se postula como una de las creadoras de la tan ansiada vacuna… cabe la posibilidad de que, tras unos años de dudas y de crecimiento relativo, reafirme su liderazgo mundial…

La posibilidad de que haya más pandemias está ahí. No es la primera en el mundo, pero sí la primera que ha llegado aquí con violencia… Y eso sin contar que controlemos esta antes del próximo invierno.

No pretendo ser pesimista ni alarmista. De hecho, veo el futuro con esperanza e ilusión. Pero no me engaño: debemos modernizarnos, debemos ser más respetuosos con el medio ambiente, debemos pensar más en el prójimo. El nuevo modelo debe basarse en la solidaridad y la colaboración, y no en la competencia brutal y en la producción desmedida potenciada por el consumismo exacerbado.

Pero más allá de estas reflexiones filosóficas, que se centran en el sistema, debemos ser más pragmáticos: ¿Qué podemos hacer nosotros para adaptarnos a estos cambios tan bruscos y repentinos, a este nuevo modelo?

 

La mejora continua

La productividad es necesaria. Puede que creas, amigo lector, que estoy siendo incongruente con lo que he dicho antes, pero voy a tratar de explicarme.

Cumplir con nuestro trabajo con los mínimos recursos necesarios consume menos recursos energéticos, que redundan en un menor impacto ambiental; menos tiempo, que permite pasar más tiempo con nuestros hijos y tener una vida más saludable; favorece que las personas sean más creativas y proactivas, que reflexionen sobre cómo hacer mejor las cosas…

La realidad es cruda e implacable: no somos productivos. Los procesos no están suficientemente depurados. La gestión, en muchas organizaciones, carece de herramientas para posibilitar la productividad. En muchos casos, sino en la mayoría, ¡No tenemos información de lo que está pasando en nuestra empresa!

Hay un agujero negro en la información. Las cosas salen porque hay una estructura que permite que salgan, pero no sabemos qué pasa desde que hay un pedido hasta que sale por la puerta. Y conocer esta información es crucial, crítico. Eso es, ni más ni menos, que gestión de negocio.

La solución no es mágica, ni tan siquiera moderna. Pero dar un giro y apostar por ella requiere de determinación, decisión y valentía. ¿Qué solución es esa? – dirás – Supongo que hay muchas, pero yo conozco una: la mejora continua canalizada a través de Kanban, una metodología increíblemente potente que mejora la comunicación y los flujos de información entre personas, equipos y departamentos.

 

Kanban

¿Solución mágica? Ni mucho menos, pero sin ser mágica, sí es una solución. Muchos de nuestros clientes nos están expresando estos días que gracias a Kanban están pudiendo trabajar.

Bajo mi humilde opinión, el teletrabajo, desde el punto de vista tecnológico, es muy sencillo de implantar. Y no es caro. La cuestión no es poder acceder al servidor, eso debiera ser obligatorio hoy en día desde el punto de vista de la conciliación y la flexibilidad horaria, de la que somos totalmente partidarios para mejorar la productividad.

Es necesario establecer un sistema que mejore la comunicación sin recurrir al email. Sí, el email ha sido una revolución en las comunicaciones, pero cuando a un puesto de dirección le llegan 100 correos al día (muchos de ellos ni siquiera son para él pero está en copia, ¿te suena?) la información pierde sentido. Hay tanta que, sencillamente, no llegamos.

Kanban optimiza esos flujos de comunicación y hace que toda la información esté disponible para todos, en un solo vistazo. Se eliminan las susceptibilidades y los roces entre las personas.

¿Te suena eso de “¡pero si yo te lo envié por correo!”? ¡Cuántos errores ocurren en las empresas por errores de comunicación! La mayoría, diría yo. Un tablero Kanban digital, que vale 8€ al mes por usuario (creo que hay desembolsos mucho más grandes que 8€ al mes) posibilita una gestión excelente de multitud de procesos.

Eso sí, requiere de una reflexión interna. Pero, qué narices, ya que estamos confinados… ¿Por qué no aprovechar para mejorar?

 

Un caso real: RIVERCAP

RIVERCAP se funda en el año 1990 en Lapuebla de Labarca (Álava) y desde entonces ha experimentado un gran crecimiento, creando plantas en Francia y Estados Unidos, gracias a un espíritu innovador y a una excelente calidad. Recientemente se ha producido la adquisición de RIVERCAP por el grupo francés SPARFLEX.

Recientemente, algunos técnicos de RIVERCAP han participado en uno de nuestros talleres Kanban, y han querido compartir con nosotros su testimonio acerca de la implantación de su implantación con éxito:

 

“En Rivercap, empresa de fabricación de cápsulas, existe un potente ERP que nos permite monitorizar todas las estadísticas de cara a la gestión de pedidos.

Sin embargo, la gestión de nuevos proyectos seguía el mismo procedimiento que 20 años atrás: Solicitudes en papel y envíos de ficheros por correo electrónico; dos flujos íntimamente relacionados que discurrían por vías diferentes.

Gracias a la realización de un curso introductorio a las herramientas de gestión Kanban impartido por QE2 Ingeniería; tuvimos la ocasión de familiarizarnos con estas herramientas.

La reciente crisis del COVID19 y las recomendaciones en materia de teletrabajo aplicadas, fueron el detonante de la utilización de esta herramienta en nuestro día a día.

Entre las ventajas más notables, cabe destacar:

- Facilidad de aunar archivos adjuntos con datos cliente correspondientes a un mismo proyecto.

- Visibilidad de la carga de trabajo, incluso desde su aplicación móvil.

- Reactividad y velocidad en la obtención de indicadores de actividad.

- Eliminación del flujo de papel impreso y su efecto sobre el medio ambiente.

Actualmente tenemos un total de 12 personas, repartidas en 2 países, que utilizan dicha herramienta y los resultados son muy satisfactorios.

Gracias por vuestra ayuda”.

 

Poco más que añadir, gracias a Rivercap por su generosidad a la hora de compartir su experiencia. Esperamos que esto pueda ayudar a otras empresas a sobrellevar las actuales circunstancias, que superaremos, sin duda, entre todos.